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Reducción de costos mediante la reducción de ineficiencias
Dadas las incertidumbres económicas actuales, muchas empresas se centran en formas de reducir, o al menos controlar, sus costos. Sus enfoques a menudo se basan en la idea tradicional de controlar los costos a través del mecanismo de los presupuestos. “Busquemos lugares para recortar un presupuesto y obligar al gerente que trabaja con ese presupuesto a encontrar ahorros”. A menudo, las áreas más fáciles de reducir el gasto son cosas que nos gusta llamar «discrecionales», como viajes, capacitación e investigación y desarrollo (I+D). O la empresa podría emitir recortes generales de personal, asumiendo que debido a que algunos empleados son «mejores» o más productivos que otros, los recortes aumentarán la productividad promedio de la fuerza laboral.Este enfoque basado en el presupuesto es sensato y otorga discreción a los mandos intermedios. No dicta qué viajes o capacitación eliminar sino que confía al gerente, que conoce mejor su área, para tomar las decisiones difíciles. Sin embargo, le da previsibilidad al departamento de finanzas; ellos cuánto se recortará el gasto y pueden ser transparentes con los inversionistas y el público.También hay algunas desventajas en esta forma de administrar los costos. Recortar a los empleados “menos productivos” tiene poco sentido en el trabajo del conocimiento, donde la productividad ya no es la mejor métrica. En un mundo de inclusión, diversidad y pertenencia, asumimos que cada empleado aporta algo único y valioso al trabajo. Una vez más, el gerente, quien está más familiarizado con estas valiosas características y su impacto en el desempeño del equipo, toma la decisión. Al menos la descentralización puede tener en cuenta el verdadero impacto de cada empleado.También plantea la pregunta de por qué el gasto estaba allí en primer lugar. Es de suponer que desempeñó un papel importante en la generación de resultados comerciales; tuvo, esperamos, un retorno positivo de su inversión. La capacitación no es discrecional si capacita a los empleados porque cree que traerá resultados. Viajar no es discrecional si cree que reunir a sus equipos o hacer que visiten a los clientes genera un retorno de la inversión positivo. Y la I+D ciertamente no es discrecional si su empresa tiene la intención de innovar, introducir nuevos productos o desarrollar mejores procesos. Ninguno de estos gastos debería haberse permitido en primer lugar si no tenía la intención de tener un buen retorno.Sin embargo, debemos recortar el gasto y hacerlo rápido. Podría decirse que el enfoque basado en el presupuesto logra este objetivo de manera eficiente y predecible. Pero quizás haya otros modelos mentales disponibles para encontrar ahorros de costos. Creo que trabajar para lograr la esbeltez mediante la búsqueda de ineficiencias en los procesos de entrega de valor es un método a menudo descuidado que es más consistente con las ideas de la era digital. Puede tener costos a corto plazo (p. ej., automatización para reducir los pasos manuales repetitivos), pero genera rápidamente ahorros permanentes y, lo que es más importante, escalables.Basándome en mi experiencia y observaciones, puedo sugerir algunas áreas de negocio que probablemente incluyan ineficiencias. Muchas organizaciones grandes acumulan ineficiencias en sus prácticas de supervisión y gestión de riesgos. Como CIO en el gobierno federal experimenté un ejemplo extremo de esto. Tal vez no sea tan malo como escribir 87 documentos, realizar 11 revisiones de puerta y coordinar 22 aprobadores para cada iniciativa de software, pero muchas empresas se han basado en ralentizar las cosas y planificar ampliamente como su forma principal de gestionar el riesgo. Hoy en día, a menudo se puede hacer aún mejor a través de iteraciones, pruebas, comentarios y aprendizaje rápidos. Un enfoque más esbelto y ágil puede reducir los gastos generales innecesarios y proporcionar mejores controles. Pero las prácticas de gestión de riesgos tienden a basarse unas en otras. Agregar más procesos de gestión de riesgos a menudo no se cuestiona.
La parálisis por análisis es una fuente igualmente común de ineficiencia. A menudo, las decisiones deben tomarse con solo un porcentaje de la información necesaria disponible; hay rendimientos decrecientes al recopilar y analizar más datos. Las reuniones suelen ser una fuente de ineficiencia, especialmente las reuniones de estado y de verificación, y sus objetivos se pueden cumplir de otras maneras. Es posible que no considere estas oportunidades reales para reducir costos, pero si existe un costo de oportunidad del tiempo de sus empleados, liberarlo para un uso más productivo puede tener un impacto real en el resultado final.
Un ejercicio que disfruté en el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. (USCIS) fue dividir todos nuestros esfuerzos (y, por lo tanto, los costos) en dos categorías: los asociados con la creación práctica real de productos valiosos y los que «observaron» la creación proporcionando supervisión, administración y reducción de riesgos. No digo que esas funciones no sean esenciales, pero ¿qué es un equilibrio sensato entre hacer y mirar? La categoría de observación (sea honesto, ahora) incluye todo, desde el tiempo en las reuniones de estado hasta la gestión de proyectos, la gestión de contratistas, la documentación, la aplicación del cumplimiento, los consultores y, bueno, tal vez deberíamos incluir la gestión en general. Nuevamente, no es que estas sean funciones inesenciales, pero la relación entre hacer y mirar no debe ser desequilibrada; puede haber una oportunidad de hacer que estas funciones de observación sean más eficientes. Logramos resultados espectaculares en USCIS al automatizar muchas actividades de cumplimiento, simplificar la documentación y eliminar controles redundantes.
La automatización es un área de oportunidad más amplia. En TI, a veces nos referimos al trabajo rutinario: trabajo manual repetitivo que a nadie le gusta hacer. El trabajo rutinario poco diferenciado debe automatizarse para liberar a los empleados para que realicen un trabajo más productivo. La automatización puede incluso reemplazar la burocracia manual (un tema importante en mi libro sobre la burocracia) con la aplicación de políticas automatizada que reemplaza la vigilancia y la burocracia.
Estas son solo algunas áreas que puede haber pasado por alto como candidatas para la reducción de ineficiencias. Es probable que haya muchos más en su organización. Técnicas como manufactura esbelta, Lean Six Sigma, etc., pueden ser útiles para encontrar y eliminar ineficiencias. Me gusta pensar en estas áreas como flujos de valor paralelos a sus actividades comerciales cotidianas: flujos de valor que fabrican el cumplimiento y la reducción de riesgos como sus productos. Incluso las empresas manufactureras que han hecho de las prácticas lean una parte central de sus operaciones pueden descuidar estos otros flujos de valor.
Hay varias razones por las que la reducción de costos al hacer que los procesos sean más eficientes es especialmente importante hoy en día. En primer lugar, la necesidad de velocidad. Las prácticas ajustadas eliminan los desperdicios para reducir los plazos de entrega. En segundo lugar, la necesidad de un crecimiento a largo plazo. Sería malo reducir los costos de una manera que dificulte que la empresa vuelva a escalar cuando termine el clima económico actual. La delgadez es escalable; puede conducir a una mejor economía de la unidad y aumentar la agilidad y el potencial de crecimiento de la empresa.
La actual crisis económica pasará; como sabemos, las economías tienen ciclos. En cierto modo, nuestro futuro está lleno de crisis. A medida que aumenta nuestro ritmo de disrupción, los líderes de las empresas se ven obligados a enfrentar constantemente situaciones que se sienten como crisis. Hay guerras, pandemias, problemas de la cadena de suministro, inflación, nuevas tecnologías, nuevas regulaciones y desafíos geopolíticos. Los líderes deben responder a la incertidumbre, a veces mediante la reducción de costos, pero también deben hacer crecer el negocio. Asegurarse de que todos los procesos sean eficientes, incluidos los que implican el cumplimiento, la supervisión y la administración, es una forma de tenerlo todo: costos más bajos y potencial de crecimiento.
A veces, reducir costos a través del mecanismo presupuestario es efectivo, rápido… y necesario. Pero deberíamos buscar formas más amplias de administrar los costos que no interfieran con la entrega de valor y la ventaja competitiva, es decir, formas de usar la frugalidad para respaldar e impulsar el crecimiento.
Este artículo fue traducido del Blog de AWS en Inglés.