Comment un responsable financier a rationalisé l'administration des contrats grâce au cloud

Le rôle du directeur financier évolue. Aujourd'hui, il est généralement chargé de chercher de nouvelles sources de valeur, de repousser les disrupteurs numériques et de transformer l'entreprise dans son ensemble. Mais avant de pouvoir réaliser cette transformation à grande échelle, les directeurs financiers doivent moderniser leurs propres opérations et libérer leurs collaborateurs des tâches routinières et chronophages.

En 2020, l'équipe des finances mondiales d'AWS passait plus de 150 heures par mois à traiter manuellement les contrats des clients non standards pour ratifier la reconnaissance des revenus. C'est un travail fastidieux, et avec une croissance annuelle des revenus de 40 % pour AWS, le nombre de contrats à traiter augmente rapidement. L'équipe financière avait du mal à suivre le rythme. Elle devait trouver une meilleure solution pour gérer le travail que de simplement agrandir l'équipe.

Cette solution, c'est un outil de traitement intelligent des documents.

Il est courant, même dans les entreprises du Fortune 500, que les services financiers effectuent 90 % de leurs tâches dans Microsoft Excel et qu'elles aient des équipes qui traitent manuellement un grand volume de documents. Chez AWS, les analystes qualifiés chargent chaque contrat dans un système pour scanner et extraire les principales clauses du contrat, puis les transposer dans des feuilles de calcul Excel.

Mike Pokorny, directeur du service comptabilité d'AWS, devait trouver un moyen de faire face à la charge de travail grandissante et de libérer les analystes pour qu'ils puissent se concentrer sur des tâches plus importantes. Il a donc demandé de l'aide à l'équipe AWS ProServe.

En trois semaines, l'équipe à conçu et créé une solution qu'elle a appelée « Intelligent Document Processing for the CFO » (IDP-CFO). L'outil convertit automatiquement les contrats imprimés au format numérique, extrait les clauses importantes et les organise en base de données.

Plus important, l'outil a libéré les analystes des tâches quotidiennes manuelles, au profit des analyses financières plus importantes qui permettent à AWS de se développer. De plus, les analystes aiment travailler avec les technologies de pointe. Étant donné que l'outil capture toutes les données pertinentes des contrats, ils peuvent l'utiliser pour obtenir des informations telles que les termes les plus susceptibles de mener à des opportunités de revenus manquées.

L'outil IDP-CFO peut être utilisé sur n'importe quelle tâche d'analyse de document grâce à ses deux fonctions uniques qui n'existent pas dans d'autres outils :

Flexibilité : la solution AWS utilise le traitement du langage naturel pour identifier les termes contractuels et leurs valeurs chaque fois qu'ils sont utilisés dans un contrat. Souvent, les produits concurrents ne trouvent les termes importants d'un contrat que quand ils sont organisés d'une certaine façon, par exemple dans un tableau.

Machine learning : le composant ML permet à l'outil d'améliorer constamment l'identification des termes dans différents documents. Lorsqu'un document est examiné manuellement, la technologie apprend des interventions humaines pour résoudre les exceptions et les applique automatiquement par la suite. Ainsi, les responsables financiers n'ont pas besoin d'être experts de technologies complexes pour utiliser l'outil.

L'outil IDP-CFO peut être utilisé pour automatiser de nombreux processus comptables tels que les comptes créditeurs, les comptes débiteurs, la conciliation des comptes et l'onboarding des fournisseurs et des employés. Par exemple, Broadridge Financial Solutions, une entreprise de technologie financière qui fournit des documents financiers et des solutions de communication avec les actionnaires à des entreprises publiques, l'a utilisé pour automatiser un processus manuel d'analyse des formulaires de procuration. L'outil IDP-CFO extrait les données environnementales, sociales et de gouvernance (ESG), ainsi que d'autres données pour que l'entreprise puisse prévoir les défis des réunions à venir avec les actionnaires. Auparavant, Broadridge avait une équipe de 160 personnes qui passaient plus de 50 000 heures par an à collecter les données à la main. Avec l'outil IDP-CFO, l'entreprise peut maintenant générer des informations à partir de plus de 5 millions de points de données issus des votes par procuration remontant à plus de 10 ans, avec une réduction importante des heures/personne.

Pour en savoir plus, veuillez contacter votre gestionnaire de compte AWS.