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Comment un responsable financier a rationalisé l'administration des contrats grâce au cloud

Article | Temps de lecture : 3 min

Lou Perugini, responsable mondial de la transformation financière/Directeur financier Horizontal, AWS

par Lou Perugini
Responsable mondial de la transformation financière/Directeur financier Horizontal, AWS

Le rôle du directeur financier évolue. Aujourd'hui, il est généralement chargé de chercher de nouvelles sources de valeur, de repousser les disrupteurs numériques et de transformer l'entreprise dans son ensemble. Mais avant de pouvoir réaliser cette transformation à grande échelle, les directeurs financiers doivent moderniser leurs propres opérations et libérer leurs collaborateurs des tâches routinières et chronophages.

En 2020, l'équipe des finances mondiales d'AWS passait plus de 150 heures par mois à traiter manuellement les contrats des clients non standards pour ratifier la reconnaissance des revenus. C'est un travail fastidieux, et avec une croissance annuelle des revenus de 40 % pour AWS, le nombre de contrats à traiter augmente rapidement. L'équipe financière avait du mal à suivre le rythme. Elle devait trouver une meilleure solution pour gérer le travail que de simplement agrandir l'équipe.

Cette solution, c'est un outil de traitement intelligent des documents.

Défi : le traitement manuel des documents

Défi : le traitement manuel des documents

Il est courant, même dans les entreprises du Fortune 500, que les services financiers effectuent 90 % de leurs tâches dans Microsoft Excel et qu'elles aient des équipes qui traitent manuellement un grand volume de documents. Chez AWS, les analystes qualifiés chargent chaque contrat dans un système pour scanner et extraire les principales clauses du contrat, puis les transposer dans des feuilles de calcul Excel.

Mike Pokorny, directeur du service comptabilité d'AWS, devait trouver un moyen de faire face à la charge de travail grandissante et de libérer les analystes pour qu'ils puissent se concentrer sur des tâches plus importantes. Il a donc demandé de l'aide à l'équipe AWS ProServe.

Solution : le traitement intelligent et automatique des documents

Solution : le traitement intelligent et automatique des documents

En trois semaines, l'équipe à conçu et créé une solution qu'elle a appelée « Intelligent Document Processing for the CFO » (IDP-CFO). L'outil convertit automatiquement les contrats imprimés au format numérique, extrait les clauses importantes et les organise en base de données.

Le traitement intelligent des documents a réduit de 80 % le temps passé par les analystes à revoir les contrats, et a apporté d'autres améliorations :

  • Réduction du nombre d'heures/personne de 150 à 30 heures par mois
  • Passage du nombre d'analystes impliqués de cinq à un
  • Diminution de la moyenne de temps de traitement par contrat de 80 %, qui est passée à moins d'une minute
  • Baisse de 85 % du nombre de contrats nécessitant une révision manuelle
Citation

« Nous économisons des centaines d'heures par mois en personnel, en temps et en énergie, que nous pouvons redistribuer dans d'autres activités de notre fonction comptable, pour aider AWS à se développer plus vite ».

Plus important, l'outil a libéré les analystes des tâches quotidiennes manuelles, au profit des analyses financières plus importantes qui permettent à AWS de se développer. De plus, les analystes aiment travailler avec les technologies de pointe. Étant donné que l'outil capture toutes les données pertinentes des contrats, ils peuvent l'utiliser pour obtenir des informations telles que les termes les plus susceptibles de mener à des opportunités de revenus manquées.


Citation

« Nous avons pu réaffecter les membres du personnel à des tâches qu'ils apprécient bien plus, ce qui est bénéfique pour notre entreprise ».


L'outil IDP-CFO peut être utilisé sur n'importe quelle tâche d'analyse de document grâce à ses deux fonctions uniques qui n'existent pas dans d'autres outils :

Flexibilité : la solution AWS utilise le traitement du langage naturel pour identifier les termes contractuels et leurs valeurs chaque fois qu'ils sont utilisés dans un contrat. Souvent, les produits concurrents ne trouvent les termes importants d'un contrat que quand ils sont organisés d'une certaine façon, par exemple dans un tableau.

Machine learning : le composant ML permet à l'outil d'améliorer constamment l'identification des termes dans différents documents. Lorsqu'un document est examiné manuellement, la technologie apprend des interventions humaines pour résoudre les exceptions et les applique automatiquement par la suite. Ainsi, les responsables financiers n'ont pas besoin d'être experts de technologies complexes pour utiliser l'outil.

L'outil IDP-CFO peut être utilisé pour automatiser de nombreux processus comptables tels que les comptes créditeurs, les comptes débiteurs, la conciliation des comptes et l'onboarding des fournisseurs et des employés. Par exemple, Broadridge Financial Solutions, une entreprise de technologie financière qui fournit des documents financiers et des solutions de communication avec les actionnaires à des entreprises publiques, l'a utilisé pour automatiser un processus manuel d'analyse des formulaires de procuration. L'outil IDP-CFO extrait les données environnementales, sociales et de gouvernance (ESG), ainsi que d'autres données pour que l'entreprise puisse prévoir les défis des réunions à venir avec les actionnaires. Auparavant, Broadridge avait une équipe de 160 personnes qui passaient plus de 50 000 heures par an à collecter les données à la main. Avec l'outil IDP-CFO, l'entreprise peut maintenant générer des informations à partir de plus de 5 millions de points de données issus des votes par procuration remontant à plus de 10 ans, avec une réduction importante des heures/personne.

L'une des premières étapes de la transformation financière est de numériser la documentation et d'automatiser autant que possible. L'outil IDP-CFO permet au service financier de passer cette première étape vers le numérique sans créer son propre outil et sans avoir à s'adapter à un autre outil qui n'est pas aussi efficace.

Citation

« Nous avons pris quelque chose de très manuel et répétitif, et nous l'avons automatisé pour simplifier considérablement notre travail ».

Pour en savoir plus, veuillez contacter votre gestionnaire de compte AWS.

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À propos de l'auteur

Lou Perugini, responsable mondial de la transformation financière/Directeur financier Horizontal, AWS

Lou Perugini est le responsable mondial du marché de la transformation financière et le directeur financier chez Amazon Web Services. Sa spécialité est d'aider les directeurs financiers à comprendre la nature transformatrice du cloud AWS et comment le cloud peut être utilisé comme un volant d'inertie pour apporter de l'agilité aux entreprises et gérer le rythme accéléré des changements. Il aide également les directeurs financiers à mesurer la valeur de la transformation et à se préparer aux impacts financiers des projets de transformation.

Avant de rejoindre AWS, Lou était directeur financier d'une grande société de services informatiques, et il a une grande expérience dans le secteur des services informatiques et de l'externalisation. Lou est un comptable agréé (n'exerce pas) qui a une vaste expérience en comptabilité, planification et analyse financière, opérations de centres de données et opérations commerciales.

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